xx市司法局公證管理處：

根據(jù)司法部5月31日召開的開展現(xiàn)場監(jiān)督公證專項整頓規(guī)范活動電視電話會議、省廳貫徹落實會議的精神及市局“關于開展現(xiàn)場監(jiān)督類公證質量專項檢查的通知精神”，我處于200x年x月x日組織全處同志對200x年至200x年x月期間辦結的現(xiàn)場監(jiān)督類公證進行了自查自糾。我處總共自查了x本卷宗,其中招投標公證x件,有獎銷售x件,拍賣公證x件,證據(jù)保全公證x件,發(fā)信函公證xx件。

通過這次自查自糾活動的開展，對照《中華人民共和國公證暫行條例》、《公證程序規(guī)則》、《開獎公證細則》的規(guī)定，沒有發(fā)現(xiàn)錯假證，但發(fā)現(xiàn)我處公證員在辦理現(xiàn)場監(jiān)督類公證還存在以下幾個方面的問題：

一、資料的收集審查不夠仔細。

如有的招投標公證缺少招標文件和投標單位的營業(yè)執(zhí)照資質證明等材料未及時補齊，有的發(fā)信函公證缺少原始的債權依據(jù)。

二、談話筆錄做得過于簡單。

如有的證據(jù)保全公證中的現(xiàn)場工作記錄只有很簡單的幾句話，沒有將保全行為的全部過程寫清楚;有的發(fā)信函公證的談話筆錄形同虛設，沒有寫明發(fā)信的理由。

三、發(fā)信函公證沒有做到由兩名公證員或公證工作人員共同辦理，往往只由公證員一人辦理。

四、表格資料填寫不完備。有的公證卷宗中申請表、送達回證等材料填寫不全。

針對我處ban證過程中存在的問題，同時為了更好地貫徹落實〈開獎公證細則〉及規(guī)范現(xiàn)場監(jiān)督類公證的ban證程序，經全處處務會討論商量，我處提出如下整改意見：

1、及時匯報請示

一旦有當事人提出大型開獎活動公證及其他群體性的現(xiàn)場監(jiān)督公證,應在正式受理前及時向上級公證管理部門匯報請示,在得到答復以后方能受理,并在辦理過程中及時匯報請示ban證細節(jié)。

2、嚴格ban證程序

我處在今后辦理現(xiàn)場監(jiān)督公證時，將按照〈中華人民共和國公證暫行條例〉、《公證程序規(guī)則》、〈開獎公證細則〉的規(guī)定，包括發(fā)信函公證在內的所有現(xiàn)場監(jiān)督公證，從人員要求到管轄規(guī)定均應按照程序認真執(zhí)行。

3、加強實體審查

今后我處在ban證中還將著重對申請人資質的審查，尤其是開獎公證、招投標公證、證據(jù)保全公證，對主辦方的資格應作全面審查，要求公證員從申請人提供的營業(yè)執(zhí)照、文件批復以及其他相關證據(jù)資料綜合審查;對抽獎活動規(guī)則、拍賣規(guī)則、招標文件等資料應事先作合法性、合理性、公平性的審查;對整個現(xiàn)場活動作好監(jiān)督檢查工作，把握好每一個活動細節(jié)。

4、細化談話筆錄

要求每位公證員不忽視談話筆錄作為證據(jù)的重要性，將申辦理由、當事人的具體情況、申辦事項的具體情況作為談話筆錄的必要要素。

5、健全卷宗制作

對公證卷宗中的每一份程序性表格均應按規(guī)定認真填寫，嚴禁形式主義，以備隨時自查和上級領導的檢查。

xx市第x公證處