系統(tǒng)是一個(gè)中文單詞，拼音是zhìdù意思：1。在一定歷史條件下形成的法律法規(guī)、禮儀習(xí)俗等規(guī)范2.制定法律法規(guī)3.法規(guī)4.指指定等級的服裝5.生產(chǎn)6.制造方法7.規(guī)模和風(fēng)格8.監(jiān)管形式9.指某些規(guī)范或法律和習(xí)俗。 以下是為大家整理的關(guān)于檔案室管理制度的文章6篇 ,歡迎品鑒！

【篇一】檔案室管理制度

　　中國檔案管理培訓(xùn)CHN檔案管理培訓(xùn)3月24日為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。

　　第一章總則

　　第一條公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

　　第二條檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

　　第三條公司檔案具體管理工作由專人負(fù)責(zé)，各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中形成的行政、人事、財(cái)務(wù)、采購、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后等一系列檔案資料均須由公司統(tǒng)一管理，各部門不得分散保存。

　　第二章檔案的收集、歸檔

　　第四條對在公司經(jīng)營、生產(chǎn)過程中所形成的一切有查考利用價(jià)值的文件資料、電子文件、照片、實(shí)物、光盤等均應(yīng)進(jìn)行收集歸檔，部門和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔或以副本、復(fù)印件代替正本、原件歸檔。

　　第五條歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、法律手續(xù)完備且符合耐長久保管的要求，杜絕熱敏紙和有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純蘭墨水、復(fù)寫紙等不耐久保管字跡的文件資料的歸檔。已破塤的文件應(yīng)給予修整，字跡模糊和易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　第六條各部門應(yīng)指定一名業(yè)務(wù)熟練，對文件資料的形成、移交、歸檔有控制作用的人員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、移交、歸檔和留存本部門查閱文件資料的保管。

　　第七條行政、人資類的綜合部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳務(wù)所包含的報(bào)表、帳冊、憑證等檔案由財(cái)務(wù)部門按有關(guān)規(guī)定自行歸檔;市場營銷類的市場對外合同、技術(shù)協(xié)議、項(xiàng)目信息臺(tái)賬等部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查;技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明書、合格證等文件資料一般應(yīng)形成三套，二套移交歸檔，一套留存本部門備查。

　　第八條綜合類的檔案一般在形成的當(dāng)月月底前向檔案室移交完畢;技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的檔案應(yīng)在項(xiàng)目、工程重要節(jié)點(diǎn)結(jié)束一個(gè)月后對應(yīng)移交歸檔;重要的合同、協(xié)議、會(huì)議文件、報(bào)表等可及時(shí)移交歸檔;因公出差形成的歸檔范圍內(nèi)的文件、資料、圖紙返回單位后要及時(shí)歸檔，個(gè)人不得留存。

　　第九條電子文件的邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤，一式二套。在接收電子檔案前應(yīng)對檔案的每套載體及技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)100%時(shí)方可進(jìn)行交接。歸檔的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并收集歸檔。歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有前電子文件的載體保存至少一年。歸檔的電子文件應(yīng)用通用格式，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)同專用軟件一并歸檔。

　　第十條檔案人員參加重大設(shè)備到貨的開箱驗(yàn)收，現(xiàn)場收集應(yīng)歸檔的說明書、合格證、圖紙、清冊等資料，并在開箱驗(yàn)收記錄上簽字。檔案負(fù)責(zé)人按年度將開箱記錄、設(shè)備清單等整理歸檔。

　　第十一條所有歸檔的文件資料、光盤、實(shí)物、照片等檔案均應(yīng)辦理移交手續(xù)，接受登記表一式兩份，一份由檔案室存放，一份交移交部門保存。檔案人員對不符合質(zhì)量要求的檔案有權(quán)拒收，并指導(dǎo)移交人按要求重新收集、整理、歸檔。

　　第十二條檔案人員應(yīng)對文件資料形成的真實(shí)性、完整性、和質(zhì)量進(jìn)行檢查，并對查出的問題依據(jù)公司的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法提出考核意見。

　　第三章檔案的整理

　　第十三條歸檔的文件資料移交檔案室后，檔案人員要及時(shí)進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范整理，使案卷質(zhì)量達(dá)到《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)等的要求，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬務(wù)類檔案由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員按有關(guān)規(guī)定自行進(jìn)行整理。

　　第十四條按照綜合類、財(cái)務(wù)類、市場類、技術(shù)研發(fā)類、生產(chǎn)制造類、重大項(xiàng)目類六個(gè)分類表對歸檔文件資料進(jìn)行分類，做到分類準(zhǔn)確無誤。

　　第十五條合理確定文件資料的保管期限和密級。

　　第十六條整理時(shí)要做到組卷合理，編目符合規(guī)范要求，案卷題名簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，著錄案卷目錄。

　　第十七條檔案編號方法

　　1.以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。

　　2.檔案大類別均以具體類別前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：

　　行政類：XZ人資類：RZ財(cái)務(wù)類：CW

　　技術(shù)類：JS市場類：SC制造類：ZZ

　　3.重大項(xiàng)目編號。以項(xiàng)目合同簽訂具體時(shí)間、名稱及產(chǎn)品為依據(jù)進(jìn)行編號，如以山東晉煤明水惰化保護(hù)系統(tǒng)項(xiàng)目為例，其項(xiàng)目大類編號為：20150416-晉煤明水-惰化-01，其中20150416代表項(xiàng)目合同簽訂日期，晉煤明水代表項(xiàng)目業(yè)主及項(xiàng)目現(xiàn)場所在地簡稱，惰化代表項(xiàng)目產(chǎn)品，01代表項(xiàng)目所處階段資料的代碼(01代表項(xiàng)目市場資料，02代表項(xiàng)目技術(shù)資料，03代表項(xiàng)目采購及生產(chǎn)資料，04代表項(xiàng)目售后資料，05代表提交業(yè)主資料)。

　　第十八條案卷整理應(yīng)在整理間或辦公室整理區(qū)域內(nèi)進(jìn)行。整理時(shí)嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入或停留;因故離開時(shí)要將文件資料放好;嚴(yán)禁在整理間或整理區(qū)域內(nèi)抽煙和閑聊，做與工作無關(guān)的事情。

　　第十九條篩選出的沒有存檔價(jià)值或重份的文件資料要妥善放置或退回到形成部門供查閱使用，嚴(yán)禁隨便放置或當(dāng)廢品處理掉，確需銷毀處理，必須登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。

　　第二十條歸檔的電子文件按相關(guān)要求進(jìn)行整理。歸檔電子文件以件為單位整理。將著錄結(jié)果制成電子目錄和紙質(zhì)目錄。

　　第二十一條檔案人員對案卷質(zhì)量負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)問題要立即進(jìn)行整改。重大失誤要按公司相關(guān)考核辦法進(jìn)行考核。

　　第四章檔案的保管

　　第二十二條應(yīng)選用較好的裝具裝放檔案。卷皮、卷盒均應(yīng)采用無酸材料制成，檔案櫥架要擺放整齊，實(shí)行定置管理，檔案排架要有規(guī)律、合理，便于搬運(yùn)和通風(fēng)。

　　第二十三條檔案庫房要有防火、防盜、防漬、防潮、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體侵害的措施，相對濕度要保持在45%-60%，溫度要保持在14—24℃，定期打掃，保持清潔。

　　第二十四條嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房;嚴(yán)禁在庫房內(nèi)抽煙和進(jìn)行與工作無關(guān)的事情。

　　第二十五條檔案庫房和檔案櫥的鑰匙要妥善保管，不準(zhǔn)交與無關(guān)人員，不準(zhǔn)隨便放在辦公桌上。

　　第二十六條每年年底要對庫存各類檔案進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)，登記好統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上報(bào)上級檔案管理部門。

　　第二十七條歸檔電子文件的保管除符合紙質(zhì)檔案的要求外，還要符合下列條件：

　　1、歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、記錄涂層。

　　2、單位載體應(yīng)裝盒，安全存放，且避免擠壓。

　　3、存放時(shí)要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

　　第二十八條每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性;如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。

　　第二十九條對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

　　第三十條對密級到期檔案要進(jìn)行及時(shí)解密;對保管期限到期的檔案要及時(shí)做出鑒定和處理。需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下：

　　文件等級文件類型保管期限

　　一級

　　秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營計(jì)劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書，各類產(chǎn)品圖紙，項(xiàng)目信息等

　　永久

　　二級

　　重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等

　　5年以上

　　三級

　　普通文件員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、排產(chǎn)計(jì)劃，倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等。

　　3年

　　第三十一條檔案人員調(diào)離時(shí)，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)，對檢索工具、庫房鑰匙和檔案管理狀況等情況進(jìn)行有效交接。

　　第五章檔案的利用

　　第三十二條公司員工到檔案室查閱、借閱、復(fù)制存檔的文件資料要辦理登記簽字手續(xù)，凡與本職工作無關(guān)的檔案原則上不與借閱。利用帶密級和非工作范圍內(nèi)的檔案要填寫《檔案利用申請單》。機(jī)密、絕密檔案需經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)方可提供查閱，但不能借出和進(jìn)行復(fù)制。

　　第三十三條一般情況下不向非本公司人員提供利用。卻因工作需要查閱時(shí)，必須有我公司接待人員陪同辦理利用手續(xù)。

　　第三十四條公司檔案原則上只能查閱不能借出，確因工作需要，履行批準(zhǔn)手續(xù)后方可復(fù)制或借出，借出時(shí)間不能超過一天。技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明書需要借出時(shí)只能提供副本，時(shí)間不能超過三天。需要進(jìn)行復(fù)制時(shí)履行批準(zhǔn)手續(xù)。

　　第三十五條只有授權(quán)的人員才能查閱電子檔案，有關(guān)人員經(jīng)過批準(zhǔn)后可臨時(shí)授權(quán)查閱。歸檔電子文件的封存載體不得外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何部門或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。

　　第三十六條底圖、照片、實(shí)物、光盤等原則上不借出檔案室。

　　第三十七條檔案利用者應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

　　第三十八條檔案利用者要愛護(hù)檔案，不得涂畫、損壞、轉(zhuǎn)借，確保檔案的安全。

　　第三十九條公司員工調(diào)離時(shí)必須歸還所借文件資料，且須經(jīng)檔案人員確認(rèn)后方可辦理離開公司手續(xù)。

【篇二】檔案室管理制度

    　一、檔案的建立

　　(一)建立健全校各類檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

　　(二)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。

　　二、檔案立卷歸檔

　　(一)凡是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　(二)檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進(jìn)袋入檔。

　　(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存。

　　三、檔案補(bǔ)充

　　(一)教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)，獲得獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。

　　(二)文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。

　　(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸檔。

　　四、檔案查閱

　　(一)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

　　(二)凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

　　五、檔案安全保密

　　(一)嚴(yán)守有關(guān)保密守則，加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律。

　　(二)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙。

【篇三】檔案室管理制度

　　一、檔案的建立

　　(一)建立健全校各類檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

　　(二)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。

　　二、檔案立卷歸檔

　　(一)凡是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　(二)檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進(jìn)袋入檔。

　　(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存。

　　三、檔案補(bǔ)充

　　(一)教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)，獲得獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。

　　(二)文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。

　　(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸檔。

　　四、檔案查閱

　　(一)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

　　(二)凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

　　五、檔案安全保密

　　(一)嚴(yán)守有關(guān)保密守則，加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律。

　　(二)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙。

【篇四】檔案室管理制度

　　為了加強(qiáng)本校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，全面提高檔案管理水平，有效地為教育事業(yè)和各項(xiàng)工作服務(wù)，為國家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的具體情況，特制定本制度。

　　檔案工作管理體制

　　1、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。本校在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

　　2、加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確分管校長，并列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。

　　3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由各部門配備專職檔案人員，業(yè)務(wù)上受檔案室指導(dǎo)并配合檢查。

　　4、本校綜合檔案室同時(shí)接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　檔案工作基本任務(wù)

　　1、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動(dòng)中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　2、指導(dǎo)、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。

　　3、制訂檔案工作計(jì)劃和管理規(guī)定。

　　4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　　檔案收集制度

　　應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須由各部門兼職檔案員收集齊全，分類整理，編制移交清單，按規(guī)定時(shí)間移交學(xué)校綜合檔案室集中管理，任何個(gè)人或部門都不得據(jù)為己有或拒絕移交。

　　1、日常工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，各部門一律在次年的第一季度內(nèi)整理完畢，向檔案室移交。文書檔案應(yīng)在第二年的六月底以前完成歸檔工作；教學(xué)檔案應(yīng)在第二學(xué)年的九月底以前完成歸檔工作。

　　2、基建工程、設(shè)備儀器在項(xiàng)目完成后或告一段落時(shí)，經(jīng)辦部門應(yīng)將歸檔材料組成保管單位，經(jīng)負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交。

　　3、一次專題會(huì)議、一次活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將歸檔文件材料向檔案室移交。

　　4、因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，獲得的文件材料在一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

　　5、會(huì)計(jì)文件材料，一般次年的第一季度由財(cái)會(huì)人員完成整理立卷，在財(cái)務(wù)部門保存一年后向檔案室移交。

　　6、聲像材料要用文字標(biāo)出攝像、錄音、攝影的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和作者，應(yīng)及時(shí)向檔案室移交。

　　檔案整理制度

　　檔案室在接收到各部門檔案材料后，要按照本校《學(xué)校檔案分類方案》和《學(xué)校檔案檔號編制方法》的有關(guān)要求，分類整理，并編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。

　　1、文書檔案實(shí)行以件為單位進(jìn)行整理歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求整理編目。

　　2、教學(xué)檔案實(shí)行以卷為單位進(jìn)行整理歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

　　3、會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目。

　　4、基建、設(shè)備、科研檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的有關(guān)要求整理編目。

　　5、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

　　6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

　　7、計(jì)算計(jì)光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應(yīng)按《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

　　8、實(shí)物檔案包括各種榮譽(yù)獎(jiǎng)品的、宣傳紀(jì)念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實(shí)物原件，應(yīng)當(dāng)按件編寫說明和編制目錄。

　　檔案保管制度

　　1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向分管主任匯報(bào)，并采取有效措施，保證檔案的安全。

　　2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫，室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi)。

　　3、做好庫房溫、濕度記錄，定期進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)超過規(guī)定的溫、濕度時(shí)，要及時(shí)采取降溫、降濕措施。

　　4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等采取特制的裝具進(jìn)行保管。

　　5、定期打掃庫房衛(wèi)生，做到窗明地凈，箱柜無灰塵，，室內(nèi)無蛛網(wǎng)，櫥柜架排列有序。

　　6、下班前認(rèn)真檢查門窗，切斷庫房電源，保證檔案的安全。

　　檔案保密制度

　　1、加強(qiáng)保密教育，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，充分認(rèn)識檔案工作的重要性、機(jī)要性，自覺保守黨和國家的機(jī)密。

　　2、健全保密制度，嚴(yán)格遵守接待、保管、安全、保衛(wèi)等有關(guān)保密規(guī)定，杜絕工作差錯(cuò)。

　　3、開展保密檢查，定期對室藏檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)泄密事件及時(shí)追查，并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。

　　4、嚴(yán)格調(diào)閱制度，健全借閱手續(xù)。凡外地、外來單位來查閱檔案者，須持單位介紹信，嚴(yán)禁將檔案帶出閱檔室。

　　5、不得讓無關(guān)人員隨意進(jìn)入檔案庫房。

　　6、無保存價(jià)值的檔案資料及文件材料，嚴(yán)格辦理銷毀審批手續(xù)，統(tǒng)一送市保密回收站銷毀。

　　7、凡違反保密規(guī)定造成損失的，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

　　檔案利用制度

　　1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動(dòng)了解學(xué)校各項(xiàng)工作對利用檔案的需要，積極主動(dòng)地做好提供利用工作。

　　2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》，并根據(jù)利用工作的需要編制專題文件目錄（卡片）等檢索工具。

　　3、建立計(jì)算機(jī)文件級目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和檢索檔案，做到調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。

　　4、檔案室利用檔案資源，開展檔案的編研工作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。

　　5、外單位來檔案室借閱檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在檔案室閱覽室或指定地點(diǎn)閱檔，不得外借。查閱檔案時(shí)，不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁、折卷。

　　6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時(shí)，一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看，不得外借，如特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記批準(zhǔn)手續(xù)，約定歸還日期。借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借他人。

　　7、秘密級檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，閱者對所借檔案負(fù)有保密和安全責(zé)任，并須在檔案室閱辦，閱后及時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、損壞、拍照或復(fù)印。

　　8、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄、復(fù)制（?。?，須經(jīng)檔案專管干部審核，確認(rèn)無誤后加蓋證明章才能生效。

　　9、檔案利用反饋工作，由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。

　　檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容包括：檔案室人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、面積情況；室藏檔案資料的種類和數(shù)量情況；檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況，以表、冊等形式提示它們的過程、現(xiàn)狀和變化。

　　2、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠，不得馬虎草率和弄虛作假。

　　3、定期、不定期地進(jìn)行帳物核對，做到帳物相符。

　　4、建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)的登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

　　5、統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)注明填報(bào)單位、時(shí)間、填表人、審核人。填寫時(shí)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整清晰。

　　檔案鑒定制度

　　1、根據(jù)國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文字檔案保管期限表》，結(jié)合本校的具體情況，制定本校檔案保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。

　　2、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行，必須建立檔案鑒定工作小組，由校分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表組成。

　　3、鑒定應(yīng)采取直接鑒定法，按照檔案的實(shí)際情況以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接判定其價(jià)值。對一時(shí)難以判定價(jià)值的檔案，應(yīng)采取保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從嚴(yán)，復(fù)本從寬的處理方法。

　　4、對鑒定后需要銷毀的檔案，必須確認(rèn)已無價(jià)值，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)區(qū)文教局、檔案局后再行銷毀。

　　5、銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點(diǎn)，并由監(jiān)銷人簽字。

　　6、檔案銷毀清冊應(yīng)歸入全宗卷，以留存查。

【篇五】檔案室管理制度

　　第一條  設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密,任何人不得擅自進(jìn)入檔案室,以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。  

　　第二條    檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。  

　　第三條     對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。  

　　第四條     檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。  

　　第五條     檔案室在接收同級別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

　　第六條 確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。

　　第七條 各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。

　　第八條     定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

　　  檔案室管理實(shí)施細(xì)則 

　　一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進(jìn)行保管。  

　　二、檔案庫房是機(jī)要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。 三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。  

　　四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。  

　　五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14-24℃，相對濕度40%-60%之間的規(guī)定要求。  

　　六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。  

　　七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行核對，做到帳物相符。

　　 八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。 

【篇六】檔案室管理制度

　　一、檔案室是單位存放各類檔案的保密重地，實(shí)行專人管理，非檔案室人員，未經(jīng)允許不得進(jìn)入。

　　二、檔案室應(yīng)落實(shí)“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，監(jiān)視器的正常運(yùn)行。

　　三、要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放。柜架擺放位置應(yīng)與墻壁保持10厘米以上的距離，每行柜架間距不小于60厘米(密集架除外)。

　　四、檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防霉等設(shè)備，并相應(yīng)地做好“八防”工作。

　　五、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁堆放易燃物品或與檔案無關(guān)的物品，對電源、線路、開關(guān)插頭等要定期檢查，發(fā)現(xiàn)有火災(zāi)隱情應(yīng)立即報(bào)告處理。

　　六、檔案室內(nèi)要做到現(xiàn)場整潔，檔案柜排列科學(xué)，通道順暢。

　　七、檔案室要進(jìn)行定期或不定期地安全檢查，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告，及時(shí)處理。

　　八、檔案室接收檔案要雙方當(dāng)面清點(diǎn)核對，及時(shí)登記、編目。日常管理應(yīng)做到檔案、帳薄、檢索工具相符。借閱檔案要嚴(yán)格辦理借閱和注銷手續(xù)。因利用、整理、復(fù)印等原因拆卷的檔案，使用后應(yīng)及時(shí)裝訂。

　　九、檔案室應(yīng)定期對各類檔案進(jìn)行清點(diǎn)，做好清點(diǎn)記錄。檔案人員工作變動(dòng)或出現(xiàn)重大事故應(yīng)隨時(shí)清點(diǎn)，并辦理交接手續(xù)或?qū)懗鰰鎴?bào)告。

　　十、檔案室在日常工作或檢查中發(fā)現(xiàn)檔案破損、褪色，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)印，庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時(shí)，要寫明原因，保存依據(jù)。

　　十一、對檔案室要把好檔案出入關(guān)，出門要關(guān)掉電源、關(guān)好窗戶，放下窗簾，鎖好鐵柜、鐵門，決不能掉以輕心。

　　十二、要做好檔案室的安全保密預(yù)防工作，學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，加強(qiáng)安全防范意識，強(qiáng)化安全管理。